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Experiencia de uso: Acceso de los voluntarios en el CRM para el seguimiento de las relaciones de mentoría

EXPERIENCIAS
DE USO

Acceso de voluntarios al CRM para el seguimiento de las relaciones de mentoría

Fundació Impulsa

La Fundació Impulsa promueve la igualdad de oportunidades de los jóvenes y los acompaña en su formación y crecimiento personal. Sigue un modelo propio que pone como pieza clave el acompañamiento y el desarrollo humano de estos jóvenes, a través de la figura del mentor, de la formación, el trabajo en red y del apoyo de un equipo psicopedagógico cercano y disponible.

Durante el curso 2020-2021 la Fundació Impulsa ha acompañado a 154 jóvenes y 154 mentores de las comarcas catalanas de Osona, Garrotxa, Berguedà y Moianès, e inicia trayectoria el próximo septiembre en Sabadell, Terrassa, Baix Empordà y Bages.

La implementación de SinergiaCRM ha permitido a la entidad poder centralizar todos los datos y actuaciones que se realizan tanto con los participantes de la entidad (jóvenes, mentores y el trabajo en red que hacen con el resto de agentes del territorio), como para el seguimiento de todas las organizaciones impulsoras que colaboran con el proyecto.

Marta Miró es la Directora de Programas de la Fundació Impulsa y nos explica cómo trabaja con el acceso de voluntarios al CRM:

PUNTO DE PARTIDA

En primer lugar, queríamos disponer de una plataforma única de almacenamiento de información de los diversos agentes con los que la fundación trabaja, permitiendo así un registro mejor ordenado, sin duplicidades y más ágil. Y, en consecuencia, ser capaces de disponer de una imagen global de la fundación, más cuidadosa y dedicando la mitad de tiempo (extraer indicadores y elaborar informes).

Por otra parte, teníamos la voluntad de hacer un seguimiento mucho más cercano y ágil de los jóvenes y mentores a quien acompañamos, pero también de las empresas que colaboran. De modo que, para conocer cuál ha sido la trayectoria de un joven dentro de la entidad y acompañarlo, no nos hiciera falta abrir un número importante de documentos para entender cuál es su situación actual y cómo plantear la mejor intervención por parte del equipo técnico.

Y, finalmente, buscábamos poder enlazar y trabajar conjuntamente desde las dos principales áreas de la fundación: el equipo de Programas y el equipo de Alianzas Estratégicas.

SOLUCIÓN ADOPTADA

El primer paso fue una adaptación de los módulos de Atención Directa para poder incluir y registrar en el CRM la especificidad de nuestra entidad: los compromisos de los jóvenes, como vincular y hacer un seguimiento de las relaciones de mentoría, la asistencia a las formaciones, el proceso de selección de jóvenes y mentores, etc.

Una vez tuvimos la estructura general, desarrollamos el acceso de los mentores a una parte muy restringida del CRM que nos permitiera una comunicación ágil y directa con ellos y que, a la vez, estos registros quedaran incluidos dentro del histórico, tanto del joven como del mentor y tener, así, un seguimiento muy exhaustivo.

El resultado ha sido muy positivo y nos ha permitido hacer un seguimiento del día a día de las relaciones de mentoría que acompañamos, consiguiendo que mentores se sientan más cercanos y ahorrando tiempo de seguimiento no efectivo al equipo técnico.

Consulta la experiencia de la Fundació Impulsa en el webinar

Sinergia CRM nos ha permitido centralizar la gestión de la información y poder hacer un seguimiento mucho más preciso y de calidad de nuestros jóvenes y mentores, permitiéndoles tener un contacto mucho más fluido, directo y en tiempo real con el equipo técnico.

Marta Miró

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