EXPERIENCIAS
DE USO
Eficiencia y calidad en el registro de información: uso del importador multimódulos
Fundación Menudos Corazones
Fundación Menudos Corazones es una entidad sin ánimo de lucro que trabaja desde 2003 para mejorar la calidad de vida de las personas con cardiopatías congénitas y la de sus familias dentro y fuera del hospital. Poniendo marcado interés en la niñez, la adolescencia y la juventud.
Con un ámbito de actuación estatal, sus programas abarcan: alojamiento gratuito a familias desplazadas por la hospitalización en Madrid, atención emocional y psicológica, información, orientación y sensibilización social, actividades lúdico-educativas y acompañamiento en hospitales, musicoterapia en UCIP, fomenta la normalización de la enfermedad a través del ocio y tiempo libre inclusivo, apoya al empleo y apuesta por el futuro con una beca anual para la investigación.
El CRM se implantó en 2018 para mejorar la gestión de la entidad en torno a su base social y con el tiempo ha incorporado módulos específicos y adaptado otros para el registro de los programas de intervenciones.
Viviana Togores es la técnica de gestión de proyectos y administradora principal del CRM y nos cuenta como, junto al equipo técnico de SinergiaTIC, han desarrollado una nueva funcionalidad para hacer más eficiente algunos procesos de registro de información en el CRM.
PUNTO DE PARTIDA
Menudos Corazones necesitaba importar a diferentes módulos del CRM datos semejantes provenientes de diversas fuentes externas dado que cuentan con:
- Acciones de RSC que involucran a organizaciones y trabajadores, debiendo registrar los datos de cada donante y su donativo.
- Estrategia de ampliación de la base social, mediante campañas de captación de fondos con empresas externas, en las que el volcado de información requiere celeridad para remesar las cuotas en las fechas acordadas con los nuevos socios.
Cada módulo del CRM cuenta con una plantilla base para facilitar la importación de datos externos y, a su vez, el proceso de importación también aporta alertas al usuario que realiza el este proceso. ¿Dónde está entonces el problema?
El escollo con el que se encontró Menudos Corazones es la eficiencia del proceso de importación cuando la información debe registrarse en varios módulos y se quieren realizar, a su vez, algunas comprobaciones sobre datos preexistentes en el CRM en esos módulos. En estos casos el proceso requiere tiempo y puede conducir a errores.
SOLUCIÓN ADOPTADA
A partir del desarrollo por parte de SinergiaTIC de una nueva funcionalidad adaptada a las necesidades de la entidad, actualmente la importación se realiza con una única hoja de cálculo que contiene la información de todos los módulos a cargar. El importador detecta los posibles duplicados y lo indica, pero deja seguir con el procedimiento.
Se continúa creando registros de personas u organizaciones y las correspondientes relaciones con persona (socio, donante, etc) y los compromisos de pago vinculados al registro correspondiente. Cuando detecta una coincidencia de NIF utiliza el registro existente pero no sustituye los campos que ya aparecen cumplimentados con anterioridad (no elimina la información).
Desde Menudos Corazones se valora positivamente el cambio y la eficiencia contrastada a partir de la puesta en marcha de esta nueva forma de incorporar datos en varios módulos. En la actualidad, la organización también está empezando a aplicar un funcionamiento similar en relación a algunos programas de intervención que requieren de importaciones multimódulo.
Consulta la experiencia de Menudos Corazones en el webinar de SinergiaCRM
SinergiaCRM se adapta a las necesidades de las entidades, es crecimiento y mejora continua en un proceso donde la eficiencia es una premisa y la imaginación colectiva para optimizar procesos tiene pocos límites.