Experiencia de uso: Gestión integral del proyecto «Mulla’t» de sensibilización y captación de fondos

Margi Vilarrubia es la persona responsable de sistemas de FEM y ella nos explica como el CRM ha facilitado la gestión del proyecto «Mulla’t»:

PUNTO DE PARTIDA

La gestión inicial del proyecto era a través de una base de datos de Microsoft Access. En esta base de datos se registraba manualmente la participación de las piscinas, el pedido de merchandising o la inscripción de personas voluntarias, entre otras muchas cosas.

Por otro lado, las comunicaciones con las piscinas participantes eran a través de correo electrónico y de fax, lo que posteriormente significaba tener que registrar manualmente las respuestas y cambios de los contactos e inscripciones respecto las ediciones anteriores.

SOLUCIÓN ADOPTADA

El primer paso con SinergiaCRM fue adaptar algunos campos ya existentes en el CRM para que se ajustaran mejor a las necesidades del proyecto «Mulla’t». Se modificaron los módulos de «Organización», «Persona», «Eventos» e «Inscripciones». Además, también se crearon módulos nuevos para gestionar los productos y los pedidos. 

Las inscripciones, tanto de las piscinas como de las personas voluntarias, ya no requieren de la intervención manual, pues se generan a través del sitio web mediante formularios integrados proporcionados por el CRM, con lo que, además, los datos recibidos ya se almacenan directamente en él. Del mismo modo, cuando las inscripciones de las piscinas llegan al CRM existen procesos que generan automáticamente los pedidos de los materiales que debemos enviarles así como registros para indicar las aportaciones económicas que se recaudarán en ellas.

En todo el proceso también intervienen algunos elementos transversales como «Informes», «Plantillas» y «Flujos de trabajo».