EXPERIENCIAS
DE USO
Los formularios como canal de entrada de información en el CRM
Fundació Autònoma Solidària
La Fundació Autònoma Solidària (FAS) es una entidad social universitaria, vinculada a la UAB (Universitat Autònoma de Barcelona).
Los ámbitos de actuación de sus programas son: Cooperación y educación para el desarrollo y la Justicia Global; acogida a personas en situación de búsqueda de refugio; gestión de la Oficina de Aprendizaje y Servicio de la UAB; Gestión del Servicio para la Inclusión, atención a la discapacidad y a las NEE; programas de voluntariado de los ámbitos socioeducativo, sociosanitario y de la promoción de la salud y el medio ambiente en el campus universitario.
Disponen de CRM desde el 2014-2015 y hacen un uso para la gestión del voluntariado, de las inscripciones y para la comunicación/campañas con sus públicos.
Carla Marimon es técnica de comunicación de la Fundació Autònoma Solidària y nos explica cómo utilizar los formularios para introducir la información en el CRM:
PUNTO DE PARTIDA
En la FAS se llevan a cabo muchas actividades, no todas tienen las mismas características ni están gestionadas por las mismas personas del equipo. Cuando se dieron cuenta de la ventaja de utilizar el CRM para la gestión de las inscripciones, el volumen de formularios creció exponencialmente, pasando a hacer entre 25 y 30 durante el año.
A pesar de las ventajas en la gestión de las inscripciones y todo el proceso de evaluación, el proceso de creación de los formularios web era complicado.
Se encontraron con dos problemas: por un lado, el equipo organizador de las actividades pedía un formulario de inscripción pero no concretaba qué necesitaba (campos), por lo tanto siempre se tenían que rehacer las versiones y el proceso era lento. Por otra parte, el CRM no permitía dar el estilo de la web de la FAS de manera automática y acababan combinando partes de diferentes formularios, invirtiendo tiempo y cometiendo errores por el camino. Por lo tanto, ¡había que ser más eficientes!
SOLUCIÓN ADOPTADA
La FAS ha adoptado dos soluciones complementarias:
La primera ha sido crear un modelo de formulario con los campos más habituales y con ejemplos, para que las personas organizadoras concreten más y mejor cómo debe ser el formulario.
La segunda solución ha sido utilizar otro lenguaje web como es JavaScript para crear una plantilla de formulario dinámica. El JS permite ocultar o mostrar campos del formulario como convenga. De este modo, con una plantilla (archivo HTML) que contiene todos los campos de formulario que utilizaban normalmente, donde se pueden ocultar o mostrar con JavaScript los campos que necesita cada actividad en específico. Esto conlleva varias ventajas, ya que además de ser siempre el mismo archivo, la modificación del formulario con JavaScript es fácilmente comprensible por todos, independientemente del conocimiento de programación web que se tenga.
Consulta la experiencia de la Fundació Autònoma Solidària en el webinar
*La versión de SinergiaCRM que se muestra en esta experiencia es antigua. Peso a eso, la experiencia sigue siendo válida en cuanto a procedimiento y filosofía.
