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Experiencia de uso: El uso de los módulos de Recursos y Reservas

EXPERIENCIAS
DE USO

El uso de los módulos de Recursos y Reservas

Consell d’Associacions de Barcelona (Torre Jussana)

El Consell d’Associacions de Barcelona es una confederación que agrupa a 37 federaciones de asociaciones con sede en la ciudad de Barcelona (federaciones sectoriales y territoriales). La entidad gestiona Torre Jussana, un equipamiento municipal que ofrece servicios y recursos a las más de 5.500 entidades de la ciudad como formaciones, asesoramiento, publicaciones y también hacen cesión de los espacios de los que dispone (sala de actos, sala de reuniones, espacios exteriores, etc.).

Utilizan SinergiaCRM para registrar los servicios y usuarios de forma rápida y homogénea, lo que les permite extraer indicadores rápidamente y detectar también nuevas necesidades que puedan cubrir.

El Carles Viñas es el Coordinador del Área de Conocimiento de Torre Jussana y nos explica cómo trabajan con los módulos de Recursos y Reservas:

PUNTO DE PARTIDA

La principal necesidad que tenían era registrar los usos de los espacios del equipamiento y también de los materiales (portátiles, proyectores, altavoces…) que utilizan para realizar acciones fuera del equipamiento (formaciones principalmente). Esta cuestión se resolvió con una aplicación externa que les ofrecía una rápida visualización de los usos de los espacios a través de un calendario, pero no cubría todas las necesidades de registro para poder extraer indicadores. Por eso se creó un módulo ad-hoc en el CRM, por lo que debían realizar 2 veces el mismo trabajo.

SOLUCIÓN ADOPTADA

En los módulos de Recursos y Espacios se registran todos los espacios físicos del equipamiento, tanto los que se pueden ceder a terceros como los exclusivos para el centro, así como los materiales de los que disponen. Se ha realizado alguna modificación en el módulo inicial para poder registrar información necesaria, como por ejemplo, el tipo de actividad que se realizará (acción formativa, reunión técnica, asamblea, jornada…), si la actividad está abierta al público (para difundirla) o no, etc.

Al mismo tiempo, se ha visto la oportunidad de registrar los espacios virtuales de pago que tienen (Zoom, Cleakmeeting y Klaxoon) a través de los cuales se realizan las formaciones online y reuniones externas, ya que a veces se habían encontrado con algún problema de solapamiento.

Por último, se han adoptado varios colores para que visualmente sea más fácil de distinguirlos (ej: materiales en blanco, salas virtuales en azul…) y códigos en el nombre del recurso y espacio (letras por los espacios; ej: A. Sala de Actos).

Consulta la experiencia de Torre Jussana en el webinar de SinergiaCRM

La incorporación de nuevos módulos y funcionalidades en el CRM permite agilizar nuestro día a día y centralizar al máximo la información para extraer indicadores que mejoren nuestros servicios.

Carles Viñas

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