EXPERIÈNCIES
D’ÚS
Eficiència i qualitat al registre d'informació: ús de l'importador multimòduls
Fundación Menudos Corazones
La Fundación Menudos Corazones és una entitat sense ànim de lucre que treballa des del 2003 per millorar la qualitat de vida de les persones amb cardiopaties congènites i la de les seves famílies dins i fora de l’hospital. Posant un interès marcat en la infància, l’adolescència i la joventut.
Amb un àmbit d’actuació estatal, els seus programes abasten: allotjament gratuït a famílies desplaçades per l’hospitalització a Madrid, atenció emocional i psicològica, informació, orientació i sensibilització social, activitats ludicoeducatives i acompanyament a hospitals, musicoteràpia a UCIP, fomenta la normalització de la malaltia a través de l’oci i el temps lliure inclusiu, dóna suport a l’ocupació i aposta pel futur amb una beca anual per a la investigació.
El CRM es va implantar el 2018 per millorar la gestió de l’entitat en torn de la base social i amb el temps ha incorporat mòduls específics i n’ha adaptat d’altres per al registre dels programes d’intervencions.
La Viviana Togores és la tècnica de gestió de projectes i administradora principal del CRM i ens explica com, juntament amb l’equip tècnic de SinergiaTIC, han desenvolupat una nova funcionalitat per fer més eficient alguns processos de registre d’informació al CRM.
PUNT DE PARTIDA
Menudos Corazones necessitava importar a diferents mòduls del CRM dades semblants provinents de diverses fonts externes atès que compten amb:
- Accions de RSC que involucren organitzacions i treballadors, i han de registrar les dades de cada donant i el seu donatiu.
- Estratègia d’ampliació de la base social, mitjançant campanyes de captació de fons amb empreses externes, on el buidatge d’informació requereix celeritat per remetre les quotes en les dates acordades amb els nous socis.
Cada mòdul del CRM compta amb una plantilla base per facilitar la importació de dades externes i, alhora, el procés d’importació també aporta alertes a l’usuari que realitza aquest procés. Aleshores, on és el problema?
L’escull amb què es va trobar Menudos Corazones és l’eficiència del procés d’importació quan la informació s’ha de registrar en diversos mòduls i es volen realitzar, alhora, algunes comprovacions sobre dades preexistents al CRM en aquests mòduls. En aquests casos, el procés requereix temps i pot conduir a errors.
SOLUCIÓ ADOPTADA
A partir del desenvolupament per part de SinergiaTIC d’una nova funcionalitat adaptada a les necessitats de l’entitat, actualment la importació es fa amb un únic full de càlcul que conté la informació de tots els mòduls a carregar. L’importador detecta els possibles duplicats i ho indica, però deixa continuar amb el procediment.
Es continua creant registres de persones o organitzacions i les relacions corresponents amb persona (soci, donant, etc) i els compromisos de pagament vinculats al registre corresponent. Quan detecta una coincidència de NIF utilitza el registre existent, però no substitueix els camps que ja apareixen emplenats amb anterioritat (no elimina la informació).
Des de Menudos Corazones es valora positivament el canvi i l’eficiència contrastada a partir de la posada en marxa d’aquesta nova manera d’incorporar dades a diversos mòduls. Actualment, l’organització també comença a aplicar un funcionament similar en relació amb alguns programes d’intervenció que requereixen importacions multimòdul.
Consulta l'experiència de Menudos Corazones al webinar de SinergiaCRM
SinergiaCRM s’adapta a les necessitats de les entitats, és un creixement i una millora contínua en un procés on l’eficiència és una premissa i la imaginació col·lectiva per optimitzar processos té pocs límits.